AL TENER
PRESENTE QUE UN PLAN ABARCA CUALQUIER CURSO DE ACCIÓN FUTURA, PUEDE VERSE QUE
LOS PLANES SON VARIADOS.
AQUÍ SE LES CLASIFICA COMO:
PROPÓSITOS O
MISIONES:
CADA TIPO DE OPERACIÓN ORGANIZADA TIENE (O AL MENOS DEBERÍA TENER
PARA SER SIGNIFICATIVA) PROPÓSITOS O MISIONES. EN TODO SISTEMA
SOCIAL, LAS EMPRESAS TIENEN UNA FUNCIÓN O TAREA FUNDAMENTAL QUE LA SOCIEDAD LES
ASIGNA. EL
PROPÓSITO DE UN NEGOCIO GENERALMENTE ES LA PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS. EL PROPÓSITO DE UN DEPARTAMENTO DE CARRETAS ESTATALES ES EL DISEÑO,
CONSTRUCCIÓN Y OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE CARRETERAS ESTATALES.
EN OTRAS PALABRAS, LOS PROPÓSITOS SON LOS FINES ESENCIALES O DIRECTRICES
QUE DEFINEN LA RAZÓN DE SER, NATURALEZA
Y CARÁCTER, DE CUALQUIER GRUPO SOCIAL, ASÍ COMO LAS ASPIRACIONES FUNDAMENTALES
O FINALIDADES DE TIPO CUALITATIVO QUE PERSIGUE EN FORMA PERMANENTE O SEMIPERMANENTE, UN
GRUPO SOCIAL. LOS PROPÓSITOS PROPORCIONAN LAS PAUTAS PARA EL DISEÑO DE
UN PLAN ESTRATÉGICO. SE EXPRESAN GENÉRICAMENTE Y SU DETERMINACIÓN ES UNA
FUNCIÓN RESERVADA
A LOS ALTOS FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA; SE ESTABLECEN EN FORMA PARALELA AL
INICIO DE LA MISMA Y NO INDICAN UNA LIMITANTE DE DURACIÓN EN EL FUTURO.
LA MAYORÍA DE LOS PROPÓSITOS TIENDEN A EXISTIR DURANTE TODO EL
CICLO DE VIDA DE LA EMPRESA, SIN EMBARGO, ALGUNOS PUEDEN SUFRIR
MODIFICACIONES O ALTERACIONES DEBIDO A LOS RETOS CAMBIANTES QUE IMPLICA LA
OPERACIÓN DE CUALQUIER
GRUPO SOCIAL. TODA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER LOS PROPÓSITOS COMO BASE PARA
LA FORMULACIÓN DE UN PLAN. LOS PROPÓSITOS SON PARTE DE
LA ACCIÓN INICIAL DE UN ORGANISMO SOCIAL; LAS CUATRO CARACTERÍSTICAS QUE SE PRESENTAN EN EL SIGUIENTE
CUADRO LO DIFERENCIAN DE LOS OBJETIVOS:
LA IMPORTANCIA DE LOS PROPÓSITOS ES LA SIGUIENTE: SIRVEN DE
CIMIENTO PARA LOS DEMÁS ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN, ASÍ COMO PARA
LOS DEMÁS TIPOS DE PLANES, PERMITEN ORIENTAR A LOS RESPONSABLES DE LA
PLANEACIÓN, SOBRE
EL CURSO DE ACCIÓN QUE DEBEN SEGUIR AL FORMULAR LOS PLANES E IDENTIFICAR A LA
EMPRESA ANTE EL PERSONAL Y LA SOCIEDAD.
OBJETIVOS:
LOS OBJETIVOS O METAS SON LOS FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE UNA
ACTIVIDAD. REPRESENTAN NO SÓLO EL PUNTO
FINAL DE LA PLANEACIÓN SINO TAMBIÉN EL FIN HACIA EL CUAL SE DIRIGEN LA
ORGANIZACIÓN, INTEGRACIÓN DE PERSONAL, DIRECCIÓN Y CONTROL. AUNQUE
LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA CONSTITUYEN SU PLAN BÁSICO, UN DEPARTAMENTO TAMBIÉN
PUEDE TENER SUS
PROPIOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA, PERO LOS DOS CONJUNTOS DE METAS PUEDEN SER
COMPLETAMENTE DIFERENTES.
UN OBJETIVO ADMINISTRATIVO ES LA META QUE SE PERSIGUE QUE
PRESCRIBE UN ÁMBITO DEFINIDO Y SUGIERE LA DIRECCIÓN A LOS ESFUERZOS DE
PLANEACIÓN DE UN GERENTE. ESTA DEFINICIÓN INCLUYE CUATRO CONCEPTOS:
(1) META,
(2) ÁMBITO
(3) CARÁCTER
DEFINITIVO Y
(4) DIRECCIÓN.
DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL GERENTE, LA MIRA QUE VA A PERSEGUIRSE
DEBE SER IDENTIFICADA EN TÉRMINOS CLAROS Y
PRECISOS. NO SE HABRÁ DE CONFUNDIR UNA META CON EL ÁREA GENERAL DE LAS
ACTIVIDADES DESEADAS ÉL HACERLO ASÍ PONE EL ÉNFASIS EN LOS MEDIOS, NO EN LA MIRA. EL ÁMBITO
DE LA META QUE SE PERSIGUE ESTÁ INCLUIDO EN LA DECLARACIÓN DE LOS
LÍMITES O RESTRICCIONES PRESCRITOS QUE DEBERÁN OBSERVARSE.
ASÍ MISMO, UN OBJETIVO CONNOTA UN CARÁCTER DEFINITIVO. LOS PROPÓSITOS
DECLARADOS EN TÉRMINOS VAGOS O DE DOBLE
SIGNIFICADO TIENEN POCO O NINGÚN VALOR ADMINISTRATIVO PORQUE ESTÁN SUJETOS A
VARIAS INTERPRETACIONES Y CON FRECUENCIA EL RESULTADO ES CONFUSIÓN Y DISTURBIO.
POR ÚLTIMO, LA DIRECCIÓN ESTÁ INDICADA POR EL OBJETIVO. MUESTRA
LOS RESULTADOS QUE SE DEBEN BUSCAR Y APARTA ESTOS RESULTADOS DE
LOS MUCHOS OBJETIVOS POSIBLES QUE DE OTRA FORMA PODRÍAN BUSCARSE. ESTA
DIRECCIÓN PROPORCIONA
LOS CIMIENTOS PARA LOS PLANES ESTRATÉGICOS APROPIADOS QUE DEBEN FORMULARSE PARA
ALCANZAR LOS OBJETIVOS.
LOS OBJETIVOS INAPROPIADOS E INADECUADOS PUEDEN RETARDAR EL ÉXITO
DE LA ADMINISTRACIÓN Y SOFOCAR LAS OPERACIONES
EN CUALQUIER ORGANIZACIÓN. UNA SUGERENCIA PROVECHOSA PARA TODO GERENTE ES
CONCENTRARSE PERIÓDICAMENTE
Y REITERAR LOS OBJETIVOS BUSCADOS Y LUEGO DETERMINAR SI LA ACCIÓN QUE EN LA
ACTUALIDAD SE SIGUE ESTÁ EN VERDAD CONTRIBUYENDO AL LOGRO DE ESAS METAS. TAL PRÁCTICA
AYUDA A MINIMIZAR LAS DIFICULTADES QUE TIENEN MUCHOS MIEMBROS DE LA
ADMINISTRACIÓN Y SUS SUBORDINADOS PARA SABER CUÁLES SON SUS OBJETIVOS ACTUALES, IDENTIFICÁNDOLOS TANTO PARA ELLOS COMO PARA SUS ASOCIADOS,
PONIÉNDOLOS AL DÍA, Y USÁNDOLOS CON EFICACIA EN SU TRABAJO ADMINISTRATIVO.
TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE OBJETIVOS
EN TODA ORGANIZACIÓN HAY MUCHOS OBJETIVOS, PERO ALGUNOS OBJETIVOS
COMUNES A TODAS LAS ORGANIZACIONES INCLUYEN
LOS QUE SIGUEN:
1. PROPORCIONAR BUENOS PRODUCTOS Y SERVICIOS,
2. ESTAR ADELANTE DE LA COMPETENCIA,
3. CRECER,
4. AUMENTAR LAS UTILIDADES AUMENTANDO LAS VENTAS Y/O DISMINUYENDO LOS COSTOS,
5. PROPORCIONAR BIENESTAR Y DESARROLLO A LOS
EMPLEADOS,
6. MANTENER OPERACIONES Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
SATISFACTORIA,
7. SER UN CIUDADANO EMPRESARIAL SOCIALMENTE
RESPONSABLE,
8. DESARROLLAR EL COMERCIO INTERNACIONAL
ESTAS CATEGORÍAS, A SU VEZ, PUEDEN SUGERIR ÁREAS CLAVE ESPECÍFICAS
PARA LAS CUALES SON CAPACES DE DERIVARSE
SUBOBJETIVOS, EVALUANDO EL GRADO DE SU REALIZACIÓN. POR EJEMPLO, LOS GERENTES
DE LA GENERAL ELECTRIC COMPANY IDENTIFICAN OCHO ÁREAS QUE SON VITALES EN EL MANTENIMIENTO
Y PROGRESO DE LIDERAZGO, FUERZA Y HABILIDAD COMPETITIVA DE SU
COMPAÑÍA.
ESTAS ÁREAS CLAVE DE RESULTADO SON:
1. RENTABILIDAD,
2. POSICIÓN EN EL MERCADO,
3. PRODUCTIVIDAD,
4. LIDERAZGO DEL PRODUCTO,
5. DESARROLLO DEL PERSONAL,
6. ACTITUDES DE LOS EMPLEADOS,
7. RESPONSABILIDAD PÚBLICA,
8. EQUILIBRIO ENTRE LOS PLANES A CORTO Y A LARGO PLAZOS.
ESTABLECER METAS PARA CADA UNA DE ESTAS ÁREAS, LLEVARLAS A CABO Y
EVALUAR LOS RESULTADOS LOGRADOS SON PARTES IMPORTANTES DE LOS
ESFUERZOS ADMINISTRATIVOS DE LA COMPAÑÍA.
OBJETIVOS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO
LAS METAS A CORTO PLAZO POR LO GENERAL SE EXTIENDEN A UN AÑO O
MENOS. LA META DE LA COMPAÑÍA DE ALCANZAR
$3 MILLONES DE VENTAS BRUTAS PARA EL AÑO DE 1982 Y UN OBJETIVO PERSONAL DE
VENDER TRES NUEVOS CONTRATOS EN EL MES DE MARZO SON EJEMPLOS DE OBJETIVOS A CORTO
PLAZO. LAS METAS A MEDIANO PLAZO POR LO GENERAL CUBREN PERÍODOS DE
UNO A CINCO AÑOS, Y LOS OBJETIVOS A LARGO PLAZO SE EXTIENDEN MÁS ALLÁ DE LOS
CINCO AÑOS.
CRECER A OCHO OFICINAS REGIONALES DE 1982 A 1986 ES UN OBJETIVO A MEDIANO
PLAZO, EN TANTO QUE BUSCAR ESTABLECERSE EN 10 PAÍSES EXTRANJEROS PARA EL AÑO 2000 ES UN
OBJETIVO A LARGO PLAZO.
CLASIFICACIÓN DE METAS
LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS TAMBIÉN PUEDE DIVIDIRSE EN CUATRO
CLASIFICACIONES:
1. LAS METAS PRIMARIAS POR LO GENERAL ESTÁN RELACIONADAS CON UNA
COMPAÑÍA, NO CON UN INDIVIDUO.
PROPORCIONAR BIENES Y SERVICIOS PARA EL MERCADO REALIZANDO UNA
UTILIDAD ES EJEMPLO DE UN OBJETIVO PRIMARIO. AL PROVEER TALES BIENES Y
SERVICIOS, SE LES OFRECE A LOS CONSUMIDORES LO QUE DESEAN, Y SE PUEDEN DAR
RECOMPENSAS A
LOS MIEMBROS PARTICIPANTES DE LA COMPAÑÍA.
2. LOS OBJETIVOS SECUNDARIOS AYUDAN A REALIZAR LOS OBJETIVOS
PRIMARIOS E IDENTIFICAN LAS MIRAS PARA LOS ESFUERZOS DESTINADOS A
AUMENTAR LA EFICIENCIA Y LA ECONOMÍA EN EL DESEMPEÑO DEL TRABAJO DE LOS
MIEMBROS ORGANIZACIONALES.
LOS OBJETIVOS QUE SE REFIEREN A ANÁLISIS, CONSEJO E INTERPRETACIÓN SON
ILUSTRATIVOS. SU CONTRIBUCIÓN ES INDIRECTA PORQUE APOYAN LAS METAS DIRIGIDAS POR
LOS OBJETIVOS PRIMARIOS.
LOS OBJETIVOS SECUNDARIOS, IGUAL QUE LOS PRIMARIOS SON DE
NATURALEZA IMPERSONAL. POR EJEMPLO, LA DETERMINACIÓN DE
DESARROLLAR Y PONER EN EL MERCADO UN NUEVO PRODUCTO CADA TRES AÑOS PODRÍA SER
UNA META SECUNDARIA
QUE APOYARA LA META PRIMARIA DE PROPORCIONAR BIENES Y SERVICIOS PARA EL MERCADO
REALIZANDO UNA UTILIDAD.
3. LOS OBJETIVOS INDIVIDUALES, COMO LO IMPLICA SU NOMBRE, SON LOS
OBJETIVOS PERSONALES DE LOS MIEMBROS INDIVIDUALES DE UNA
ORGANIZACIÓN SOBRE UNA BASE DIARIA, SEMANAL, MENSUAL O ANUAL. DEPENDIENDO DEL
PUNTO DE VISTA
QUE SE TOME, SE ALCANZAN SIENDO SUBORDINADOS A LOS OBJETIVOS PRIMARIOS O
SECUNDARIOS DE LA
ORGANIZACIÓN O
HACIENDO QUE TALES OBJETIVOS APOYEN EN FORMA REALISTA LA REALIZACIÓN DE LOS
OBJETIVOS INDIVIDUALES.
LA MAYORÍA DE LOS OBJETIVOS INDIVIDUALES SON ECONÓMICOS (DINERO,
NECESIDADES MATERIALES), PSICOLÓGICOS (STATUS RECONOCIMIENTO), O
RECOMPENSAS NO ECON6MICAS PARA EL USO DE LOS RECURSOS PERSONALES DE TIEMPO, HABILIDAD Y ESFUERZO.
LAS NECESIDADES QUE UN INDIVIDUO INTENTA SATISFACER TRABAJANDO EN
UNA ORGANIZACIÓN EN LAS RELACIONES ENTRE EL
INCENTIVO DE UNA ORGANIZACIÓN Y LAS CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES SON
INTERDEPENDIENTES Y BASTANTE COMPLEJAS; SE DISCUTIRÁN DESPUÉS CON MAYORES DETALLES. VENDER TRES
NUEVOS CONTRATOS AL MES DURANTE SEIS MESES Y GANAR UN VIAJE DE
VACACIONES O MANTENER UNA POSICIÓN DE ALTO NIVEL EN UNA COMPAÑÍA A LO LARGÓ DE MUCHOS AÑOS SON EJEMPLOS DE
OBJETIVOS INDIVIDUALES, QUE EXISTEN PARA TODO INDIVIDUO PARTICULAR EN UNA ORGANIZACIÓN.
4. LOS OBJETIVOS SOCIALES SE REFIEREN A LAS METAS DE UNA
ORGANIZACIÓN PARA LA SOCIEDAD. SE INCLUYEN EL COMPROMISO DE DAR APOYO AL
CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA COMUNIDAD Y VARIAS AGENCIAS GUBERNAMENTALES COMO OSHA,
EEO Y EPA, QUE SE REFIEREN A LA SALUD, SEGURIDAD, PRÁCTICAS LABORALES, REGLAMENTACIÓN DE PRECIOS Y
CONTAMINACI6N AMBIENTAL. ADEMÁS SE INCLUYEN LAS METAS ORIENTADAS A AMPLIAR EL MEJORAMIENTO SOCIAL, FÍSICO
Y CULTURAL DE 1A COMUNIDAD. POR EJEMPLO, UNA GRAN FIRMA DE CONSTRUCCIÓN EN
ATLANTA CONTRIBUYE
A NUMEROSAS ORGANIZACIONES CON DONACIONES DE SUS EMPLEADOS A SUS OBRAS DE
CARIDAD FAVORITAS. LA MAYORÍA DE LAS FIRMAS COMERCIALES, AL REALIZAR SUS METAS
PRIMARIAS, TAMBIÉN CONTRIBUYEN CON SUS RESPECTIVAS COMUNIDADES CREANDO LA
RIQUEZA ECONÓMICA NECESARIA, EMPLEOS Y APOYO FINANCIERO.
ESTRATEGIAS
DURANTE AÑOS EL EJÉRCITO USÓ LA PALABRA "ESTRATEGIAS"
PARA DESIGNAR LOS GRANDES PLANES QUE SE HACEN A LA LUZ DE LO QUE SE CREE QUE UN ADVERSARIO PODRÍA HACER O NO. AUNQUE
EL TÉRMINO "ESTRATEGIAS" TODAVÍA TIENE USUALMENTE UNA CON NOTACIÓN COMPETITIVA, LOS GERENTES LO USAN CADA
VEZ MÁS PARA SEÑALAR ÁREAS AMPLIAS DE LA
OPERACIÓN DE UNA EMPRESA.
EL PROPÓSITO DE LAS ESTRATEGIAS ES DETERMINAR Y
TRANSMITIR, A TRAVÉS DE UN SISTEMA DE OBJETIVOS Y POLÍTICAS BÁSICOS, UNA IMAGEN ACERCA DE QUÉ TIPO DE
EMPRESA SE DESEA PROYECTAR. LAS ESTRATEGIAS NO PRETENDEN DESCRIBIR CON EXACTITUD CÓMO HA DE LOGRAR LA EMPRESA SUS
OBJETIVOS, YA QUE ÉSTA ES TAREA DE INCONTABLES PROGRAMAS DE APOYO MAYORES Y MENORES. PERO LAS
ESTRATEGIAS OFRECEN UNA ESTRUCTURA PARA ORIENTAR EL PENSAMIENTO Y LA ACCIÓN. SIN EMBARGO, SU UTILIDAD EN LA
PRÁCTICA Y SU IMPORTANCIA PARA ORIENTAR LA PLANEACIÓN SÍ JUSTIFICAN LA SEPARACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS COMO UN TIPO DE PLAN
CON FINES DE ANÁLISIS.
POLÍTICAS DE UNA EMPRESA:
LA POLÍTICA DE EMPRESA ES UN CONJUNTO DE NORMAS O
REGLAS ESTABLECIDAS POR LA DIRECCIÓN DE LA MISMA PARA REGULAR DIFERENTES
APARTADOS DEL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA. ESTAS NORMAS PUEDEN INCLUIR DESDE
EL COMPORTAMIENTO DE LOS EMPLEADOS ANTE CLIENTES HASTA LA FORMA DE VESTIR DE
LOS TRABAJADORES. ESTAS NORMAS EN NINGÚN MOMENTO PUEDEN CONTRADECIR NINGUNA
LEGISLACIÓN LABORAL.
LOS PROCEDIMIENTOS
SON
PLANES POR MEDIO DE LOS CUALES SE ESTABLECE UN MÉTODO PARA EL MANEJO DE
ACTIVIDADES FUTURAS. CONSISTEN EN SECUENCIAS CRONOLÓGICAS DE LAS ACCIONES
REQUERIDAS. SON GUÍAS DE ACCIÓN, NO DE PENSAMIENTO, EN LAS QUE SE DETALLA LA
MANERA EXACTA EN QUE DEBEN REALIZARSE CIERTAS ACTIVIDADES. ES COMÚN QUE LOS PROCEDIMIENTOS CRUCEN LAS FRONTERAS DEPARTAMENTALES.
POR EJEMPLO, EL PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN DE PEDIDOS DE UNA
COMPAÑÍA MANUFACTURERA INVOLUCRARÁ CASI INDUDABLEMENTE AL DEPARTAMENTO DE
VENTAS (A CAUSA DEL PEDIDO ORIGINAL), EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS (PARA LA
CONFIRMACIÓN DE LA RECEPCIÓN DE FONDOS Y LA APROBACIÓN DE CRÉDITO AL CLIENTE),
EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (PARA EL REGISTRO DE LA TRANSACCIÓN), EL
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN (DADO QUE EL PEDIDO IMPLICA LA PRODUCCIÓN DE BIENES
O LA AUTORIZACIÓN PARA EXTRAERLOS DEL ALMACÉN) Y EL DEPARTAMENTO DE TRÁFICO
(PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS MEDIOS Y RUTA DE TRANSPORTE PARA SU ENTREGA).
BASTARÁN UN PAR DE EJEMPLOS PARA ILUSTRAR LA RELACIÓN ENTRE PROCEDIMIENTOS Y
POLÍTICAS.
LAS REGLAS:
ESTAS EXPLICAN CON CLARIDAD LAS ACCIONES REQUERIDAS O LAS ACCIONES QUE NO SE DEBEN LLEVAR A CABO, SIN PERMITIR LA DISCRECIÓN EN ESTO. SON EL TIPO DE PLAN MAS SENCILLO, EXPLICAN QUE HACER O QUE NO HACER ACEPTANDO LA RESPONSABILIDAD DE ELLO, LAS REGLAS SON DIFERENTES DE LOS PROCEDIMIENTOS YA QUE LOS PROCEDIMIENTOS PERMITEN DISCRECIÓN.
LOS PROGRAMAS:
SON UN CONJUNTO DE METAS, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS, REGLAS, ASIGNACIONES DE TAREA, PASOS A SEGUIR, RECURSOS A EMPLEAR Y OTROS ELEMENTOS NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO UN DETERMINADO CURSO DE ACCIÓN.
PRESUPUESTO:
ES UNA DECLARACIÓN DE LOS RESULTADOS ESPERADOS, EXPRESADOS EN TÉRMINOS NUMÉRICOS, SE PUEDE CONSIDERAR COMO UN PROGRAMA LLEVADO A NÚMEROS, ES PROVEER UN PLAN QUE INDIQUE LOS DISTINTOS ELEMENTOS Y RECURSOS EN UN TIEMPO DETERMINADO PARA CUMPLIR UN OBJETIVO.
<<LA ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA; UNA NUEVA PROFESION/ RICARDO HERNANDEZ JIMENEZ/ 2003 EDITORIAL LIMUSA>>
MUCHAS GRACIAS FUE DE MUCHA AYUDA!
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